FAQ's

Was ist AVA?

Das Acronym «AVA» steht für «Antrag – Vertrag – Administration». Es bezeichnet die Online-Plattform, über die alle UZH-seitigen administrativen Prozesse rund um Drittmittelprojekte abgewickelt werden. AVA unterstützt bei der Vorbereitung von Drittmittelanträgen (Tool für die Budgetkalkulationen, Dokumente, Informationsmaterial, etc.). Ferner können über AVA bestimmte Bestätigungsschreiben («Host Letter», «Support Letter», etc.) oder die Zustimmung involvierter Instanzen (zum Beispiel Institus-/Seminarleitung, Dekan:in, Prorektor:in Forschung, etc.) eingeholt werden, die für einige Drittmittelanträge benötigt werden. Bewilligte Projekte werden in AVA finanziell eröffnet, verwaltet, gegebenenfalls geändert und bei Projektende geschlossen. Bei Fragen zur Handhabung von AVA konsultieren Sie bitte die Informationen und Tutorials auf learnava.

Wie erhalte ich Zugang zu AVA? 

Angehörge  der UZH melden sich auf der AVA-Loginseite mittels ihres UZH-Accounts an. Personen, die keine Angehörigen der UZH sind, haben in der Regel keinen UZH-Account und folglich auch keinen Zugriff auf AVA. Die Seminare und Institute der Philosophischen Fakultät organisieren notwendige Arbeiten in AVA für externe Forschende, die ein Projekt  mit einer Einheit der Fakultät als Host planen und (noch) keinen Zugriff auf AVA haben (siehe unten).

Muss ich mein bewilligtes Drittmittelprojekt in AVA registrieren?

Ja, in der Regel müssen bewilligte Drittmittelprojekte in AVA registriert werden. Informationen und Tutorials zum Vorgehen finden Sie auf learnava.

Muss ich mein geplantes, aber noch nicht bewilligtes Drittmittelprojekt in AVA registrieren, bevor ich den Antrag bei der Förderorganisation einreichen kann? 

Das ist unterschiedlich. Die meisten Drittmittelprojekte müssen erst nach ihrer Bewilligung durch die Förderorganisation in AVA registriert werden, nämlich im Rahmen der Projekteröffnung. Es gibt jedoch einen Sonderfall: Projekte, für die ein Unterstützungsschreiben («Host Letter», «Support Letter», etc.) oder eine Zustimmung der Unversitätsleitung, des Dekans bzw. der Dekanin der beteiligten Fakultät und/oder der Leitung des hostenden Instituts bzw. Seminars benötigt wird. Die Einholung dieser Bestätigungsschreiben bzw. Zustimmungen erfolgt häufig über AVA. In diesen Fällen müssen Projekte bereits vor der Eingabe des Antrags bei der Förderorganisation in AVA registriert werden. Das betrifft die meisten Programme in der Karriereförderung des Schweizerischen Nationalfonds (SNF), wie Ambizione und das SNSF Starting Grant, aber auch einige internationale Förderprogramme, wie das ERC- und das MSC-Programm der Europäischen Union.

Ich bin Angehörige:r der UZH und plane ein Projekt mit einer Einheit der Philosophischen Fakultät als Host. Das Projekt muss vor der Einreichung des Antrags in AVA registriert werden. Wie gehe ich vor? 

Als Angehörge:r der UZH melden Sie sich auf der AVA-Loginseite mittels ihres UZH-Accounts an und legen dort Ihr Projekt an. Informationen und Tutorials zum Vorgehen finden Sie auf learnava.

Ich bin externe:r Forschende:r und plane ein Projekt mit einer Einheit der Philosophischen Fakultät als Host. Das Projekt muss vor der Einreichung des Antrags in AVA registriert werden. Ich habe jedoch  keinen UZH-Account und daher auch keinen Zugriff auf AVA. Was kann ich tun? 

Als externe:r Forschende:r ohne UZH-Account können Sie Ihr Projekt nicht selbst in AVA anlegen. Die Institute und Seminare der Philosophischen Fakultät haben intern Personen bestimmt, die in diesen Fällen die AVA-Registrierung für Projekte übernehmen, die an der jeweiligen Einheit gehostet werden sollen. Erkundigen Sie sich frühzeitig bei Ihrer Kontaktperson oder der Geschäftsführung der Einheit nach dem ortsüblichen Vorgehen.

Ich möchte einen Antrag beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) stellen und benötige für das Budget die Lohnansätze für die vorgesehenen Projektmitarbeiter:innen. Wo finde ich diese? 

Das Research & Grants Office der UZH stellt zu den finanziellen Aspekten von SNF-Anträgen ein Factsheet mit den wichtigsten Informationen aus UZH-Perspektive zur Verfügung. Darauf finden Sie unter anderem auch die korrekten Lohnansätze, insbesondere für Hilfsassistierende, Doktorierende, Postdoktorierende und Förder- bzw. Assistenzprofessor:innen. Das Factsheet wird regelmässig aktualisiert. Bitte beachten Sie: die Lohnansätze beruhen auf Vereinbarungen, die der SNF mit jeder Schweizer Hochschulen und Forschungseinrichtung einzeln aushandelt, wenn auch innerhalb bestimmter «Lohnbandbreiten», die für alle gelten. Das UZH-Factsheet spiegelt die Vereinbarungen zwischen dem SNF und der UZH wider. Diese sind nicht zwangsläufig identisch mit den Regeln, die an anderen Forschungseinrichtungen für SNF-Projekte gelten. Verwenden Sie bitte ausschliesslichlich die jeweils aktuellen Lohnansätze für SNF-Projekte an der UZH und halten Sie sich an die Vorgaben, die Sie auf dem UZH-Factsheet finden.

Ich möchte einen Antrag beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF) stellen und darin Mittel für einen Stellentyp beantragen, für den keine Lohnansätze vorgegeben werden. Darf ich das? Wie kalkuliere ich den finanziellen Bedarf für diese Stellen?

Ja, es ist grundsätzlich möglich, Mittel für Stellentypen zu beantragen, für die es keine vorgegebenen Lohnansätze gibt. Prüfen Sie jedoch, ob der SNF Stellen mit dem gewünschten Funktions- und Aufgabenprofil finanziert. Informationen dazu finden Sie in den allgemeinen Förderrichtlinien des SNF sowie in den Spezialbestimmungen der jeweiligen Förderprogramme. Hinweise zur Kostenkallkulation für solche Stellen finden Sie auf dem Factsheet des Research & Grants Office (siehe oben). Sie können sich darüber hinaus erkundigen, welcher Stellentyp und welche Lohneinstufung an dem Institut/Seminar, an dem das Projekt durchgeführt werden soll, für Stellen mit vergleichbarem Profil veranschlagt werden. Auf diese Weise können Sie auch sicherstellen, dass Sie keine internen Leitlinien der Einheit übergehen.

Wie kalkuliere ich Reisekosten (zum Beispiel für Konferenzen, Feldstudien, Archivreisen, Gäste)? 

Die wichtigsten Posten bei der Kalkulation von Reisekosten sind Transport, Übernachtung und Verpflegung. Manchmal kommen zusätzliche Kostenpunkte hinzu, zum Beispiel Teilnahmegebühren für Konferenzen, Kinderbetreuung, etc. Prüfen Sie, welche Kosten die Förderinstitution in welcher Höhe übernimmt (zum Beispiel Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen, Art der Verkehrsmittel etc.). Wenn keine Vorgaben gemacht werden, bietet sich das Spesenreglement der UZH als Orientierungspunkt für die Kalkulation an. Zur Plausibilisierung kann im Antrag an geeigneter Stelle auf dieses offizielle Dokument verwiesen werden. Berücksichtigen Sie für Ihre Planung Faktoren, die die Kosten der Reise senken können, zum Beispiel frühzeitige Organisation der Reise, alternative Unterbringungsmöglichkeiten bei längeren Aufenthalten. Viele Förderorganisationen legen Wert darauf, dass Antragsteller:innen Gesichtspunkte wie Klimaschutz und Nachhaltigkeit bei der Projektplanung berücksichtigen. Es kann daher sinnvoll sein, auf Reisen mit dem Flugzeug zu verzichten, wenn dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist, und stattdessen Bus und Bahn zu nutzen und entsprechend mit Reisekosten für diese Verkehrsmittel zu kalkulieren.

Was ist Overhead?

Der Begriff «Overhead» leitet sich ab von dem Begriff «Overheadkosten». Letzterer bezeichnet in der Forschung die «indirekten» Kosten, die Forschungsprojekte verursachen. Das sind Aufwände, die Projekten nicht direkt zugeordnet werden können, wie zum Beispiel Kosten für die Nutzung von nicht-projektspezifischer (Forschungs-)Infrastruktur, allgemeine Verwaltungskosten, etc. Im Kontext der Drittmittelakquise bezeichnet der Begriff «Overhead» eine Pauschale, die einige Forschungsförderungsorganisationen entrichten, um einen Beitrag zur Deckung dieser «indirekten» Kosten zu leisten. Die Höhe des Overheads fällt je nach Förderorganisation unterschiedlich aus. Es gibt Förderorganisationen, die keinen Overhead vergeben. Die Information, ob eine Förderorganisation Overhead entrichtet oder nicht, finden Sie unter anderem in Ausschreibungstexten, Reglementen, Informationsmaterialien, FAQ’s oder bei den Supportstellen der jeweiligen Förderinstitution. 

Wer bekommt den Overhead?

Die Forschungsförderungsorganisationen entrichten den Overhead in der Regel direkt an die Hochschulen, die von ihnen geförderte Projekte hosten. Bei der Verwendung und gegebenenfalls einer Verteilung des Overheads sind die Hochschulen autonom. An der UZH gilt mit Ausnahme einiger Sonderfälle folgender Verteilschlüssel: 50 Prozent des Overheads bleiben bei der Zentrale, jeweils 20 Prozent gehen an die Fakultät und das Institut/Seminar, und 10 Prozent stehen dem PI zur Verfügung. Weitere Informationen zum Thema Overhead an der UZH sind beim Drittmittelmanagement erhältlich.

Ist mein vom Schweizerischen Nationalfonds (SNF) gefördertes Projekt Overhead-berechtigt? 

Das hängt vom Förderinstrument ab: der SNF entrichtet in den meisten Förderprogrammen Overhead, es gibt jedoch ein paar Ausnahmen. Eine Liste der Overhead-berechtigten Förderinstrumente finden Sie im Overheadreglement des SNF. 

Wie hoch ist der Overhead, den der Schweizerische Nationalfonds (SNF) für beitragsberechtigte Projekte vergibt?

Das kann von Jahr zu Jahr unterschiedlich sein, da sich der Overhead-Ansatz des SNF nach den jährlich zur Verfügung stehenden Bundesmitteln richtet. In den vergangenen Jahren lag er zwischen 11 und 15 Prozent der bewilligten Projektbudgets.

Wie hoch ist der Overhead bei Projekten, die durch Forschungsförderungsprogramme der Europäischen Union finanziert werden?

Bei EU-Projekten liegt der Overhead in der Regel bei 25 Prozent der «direkten» Forschungskosten des Projekt.

Muss ich den Overhead als eigenständigen Kostenpunkt im Projektbudget deklarieren und zählt er für die Förderlimiten mit? 

Die Förderorganisationen gehen hier unterschiedlich vor. Zum Beispiel gewährt der Schweizerische Nationalfonds (SNF) den Overhead zusätzlich zum bewilligten Projektbudget. Er muss bei der Antragstellung nicht als eigener Kostenpunkt budgetiert werden und wird vom SNF berechnet. Er zählt für die Förderlimiten nicht mit. In anderen Fällen (zum Beispiel bei den ERC Grants) ist der Overhead ein Kostenpunkt, der bei der Antragstellung im Projektbudget eigens berechnet und angegeben werden muss. Er zählt dann oft auch für die Förderlimiten mit. Informationen zum Vorgehen finden Sie unter anderem in Ausschreibungstexten, Reglementen, Informationsmaterialien, FAQ’s oder bei Supportstellen der Förderorganisationen. 

Ich plane einen Antrag beim Schweizerischen Nationalfonds (SNF). Muss ich bereits bei der Eingabe des Antrags einen Datenmanagement-Plan vorlegen? 

Nein, bei SNF-Projekten muss in der Regel erst bei Projektstart ein Datenmanagement-Plan vorliegen: in den meisten Förderprogrammen ist das eine Voraussetzung für die Beitragsfreigabe durch den SNF. Allerdings sollten Sie bei der Ausarbeitung Ihres Antrags überlegen, ob für das Datenmanagement des Projekts zusätzlicher finanzieller Bedarf entsteht: der SNF kann hierfür Beiträge bewilligen, diese müssen jedoch mit der Projekteingabe beantragt und für das Budget kalkuliert werden. Davon abgesehen, kann es strategisch sinnvoll sein, im Research Proposal an geeigneter Stelle auf das Thema «Datenmanagement» bzw. «Digitale Nachhaltigkeit» einzugehen, nämlich dann, wenn digitale Outcomes (Datenbanken, Tools, Datensets, etc.) ein wichtiger Teil des Projekts sind.

Die Förderorganisation, bei der ich einen Antrag einreichen möchte, verlangt einen Datenmanagement-Plan. Wer kann mir helfen? 

Die Open Science Services der Unibersitätsbibliothek Zürich bieten umfangreiches Informationsmaterial, Kurse und individuelle Beratung zu den Themen Open Science, Open Access, Datenmanagement und mehr an. Das Team unterstützt Forschende auch bei der Erstellung von Datenmanagement-Plänen für Drittmittelanträge.

Die Förderorganisation, bei der ich einen Drittmittelantrag einreichen möchte, verlangt eine Zustimmungserklärung oder ein Unterstützungsschreiben der Universitätsleitung. Wie gehe ich vor?

Im Bereich der Drittmittelakquise ist an der UZH ist meistens die Prorektorin bzw. der Prorektor Forschung für solche Zustimmungserklärungen und Unterstützungsschreiben «im Namen der Universitätsleitung» zuständig. Die damit verbundenen Prozesse können oft über AVA abgewickelt werden (siehe oben). In diesen Fällen wird das Projekt in AVA registriert und dort der Zustimmungsprozess gestartet. Wenn Sie eine Zustimmungserklärung oder ein Unterstützungsschreiben der Universitätsleitung für ein Förderinstrument benötigen, das nicht in AVA abgebildet ist, dann wenden Sie sich bitte frühzeitig an das Research & Grants Office. Bitte kalkulieren Sie genug Zeit für die Beschaffung des Dokuments ein. Wenn Ihre Anfrage sehr kurzfristig eingeht, ist nicht gewährleistet, dass Sie das Schreibens rechtzeitig bis zur Deadline der Förderinstitution erhalten, bei der Sie den Antrag einreichen wollen.

Die Förderorganisation, bei der ich einen Drittmittel-Antrag einreichen möchte, verlangt ein Zustimmungs- oder Unterstützungsschreiben der Dekanin bzw. des Dekans. Wie gehe ich vor? 

Oft können die Beschaffung solcher Schreiben und gegebenenfalls die damit zusammenhängenden Zustimmungsprozesse über AVA abgewickelt werden (siehe oben). In diesen Fällen wird das Projekt in AVA registriert und dort der Zustimmungsprozess gestartet. Wenn Sie eine Zustimmungserklärung oder ein Unterstützungsschreiben  der Dekanin bzw. des Dekans der Philosophischen Fakultät für ein Förderinstrument benötigen, das nicht in AVA abgebildet ist, dann wenden Sie sich bitte frühzeitig an die Ansprechperson am Dekanat, die für die Unterstützung bei Drittmittelanträgen zuständig ist (antragsunterstuetzung@phil.uzh.ch). Bitte beachten Sie, dass wir die rechtzeitige Ausstellung des Schreibens nicht gewährleisten können, wenn wir Ihre Anfrage später als zehn Werktage vor der Deadline der Förderinstitution erhalten, bei der Sie den Antrag einreichen wollen.

Die Förderorganisation, bei der ich einen Drittmittel-Antrag einreichen möchte, verlangt ein Zustimmungs- oder Unterstützungsschreiben der Leitung des Instituts bzw. Seminars, an dem das Projekt durchgeführt werden soll. Wie gehe ich vor? 

Oft können die Beschaffung solcher Schreiben und gegebenenfalls die damit zusammenhängenden Zustimmungsprozesse über AVA abgewickelt werden (siehe oben). In diesen Fällen wird das Projekt in AVA registriert und dort der Zustimmungsprozess gestartet. Wenn Sie eine Zustimmungserklärung oder ein Unterstützungsschreiben der Instituts- bzw. Seminarleitung für ein Förderinstrument benötigen, das nicht in AVA abgebildet ist, dann wenden Sie sich bitte frühzeitig an die Leitung und/oder die Geschäftsführung der Einheit. Bitte kalkulieren Sie genug Zeit für die Beschaffung des Dokuments ein. Wenn Ihre Anfrage sehr kurzfristig eingeht, ist nicht gewährleistet, dass Sie das Schreiben rechtzeitig bis zur Deadline der Förderinstitution erhalten, bei der Sie den Antrag einreichen wollen.

Astrid Habenstein, Dr.
Teams E-Mail